Polityka prywatności serwisu smile-lab.pl

Data ostatniej aktualizacji: 30 czerwca 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej smile-lab.pl, kontaktujących się z Poradnią stomatologiczną SmileLab oraz korzystających z usług gabinetu.

Dbamy o prywatność użytkowników i pacjentów oraz przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, czyli RODO, ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz innymi przepisami dotyczącymi działalności leczniczej i ochrony danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Marcin Michalczuk
adres: ul. Nowy Służewiec 21 lok. U4, 02-699 Warszawa
NIP: 6692203796
REGON: 32067604300000
e-mail: smilelab.biuro@gmail.com
telefon: 533 429 394

W dalszej części dokumentu Administrator może być określany jako „SmileLab”, „Gabinet” lub „Administrator”.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem mailowo pod adresem: smilelab.biuro@gmail.com lub pisemnie na adres gabinetu.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu i korzystania z usług SmileLab możemy przetwarzać następujące dane:

imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy, dane podane podczas rozmowy telefonicznej lub korespondencji mailowej, informacje potrzebne do umówienia wizyty, informacje związane z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, dane zawarte w dokumentacji medycznej, dane rozliczeniowe, dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w tym adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce oraz plikach cookies.

Jeżeli użytkownik lub pacjent samodzielnie przekaże w wiadomości informacje dotyczące zdrowia, objawów, leczenia lub stanu jamy ustnej, takie informacje mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, czyli szczególną kategorię danych osobowych.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

W celu obsługi kontaktu przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz prowadzenia komunikacji.

W celu umawiania wizyt i obsługi rejestracji pacjentów. Podstawą prawną jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem lub wykonaniem usługi, a także prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji pracy gabinetu.

W celu udzielania świadczeń zdrowotnych, prowadzenia dokumentacji medycznej oraz zapewnienia ciągłości leczenia. Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze oraz konieczność przetwarzania danych dotyczących zdrowia w celu profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, leczenia i zarządzania usługami opieki zdrowotnej.

W celu rozliczeń, księgowości i obsługi płatności. Podstawą prawną jest obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych.

W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora oraz, w zakresie danych dotyczących zdrowia, przetwarzanie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu administrowania stroną internetową, zapewnienia jej bezpieczeństwa i prawidłowego działania. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

W celu prowadzenia działań analitycznych lub marketingowych, w tym z wykorzystaniem narzędzi takich jak Google Analytics, Meta Pixel lub podobnych technologii, jeżeli zostały wdrożone na stronie. W takim przypadku podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika wyrażona w ustawieniach plików cookies lub zgoda marketingowa, jeżeli jest wymagana.

4. Formularz kontaktowy

Strona smile-lab.pl może umożliwiać kontakt z gabinetem za pomocą formularza kontaktowego. W formularzu użytkownik może zostać poproszony o podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz treści wiadomości.

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania wiadomości i uzyskania odpowiedzi. Prosimy, aby w formularzu nie podawać nadmiarowych danych, zwłaszcza szczegółowych informacji medycznych, jeżeli nie jest to konieczne do obsługi zapytania.

Jeżeli wiadomość dotyczy stanu zdrowia, objawów lub leczenia, dane mogą być przetwarzane jako dane dotyczące zdrowia.

5. Dane pacjentów i dokumentacja medyczna

W przypadku korzystania z usług stomatologicznych SmileLab przetwarza dane pacjentów w zakresie niezbędnym do udzielenia świadczeń zdrowotnych, prowadzenia dokumentacji medycznej, organizacji wizyt, rozliczeń oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane medyczne przetwarzane są z zachowaniem szczególnej poufności. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, w szczególności personel medyczny i osoby obsługujące gabinet w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków.

Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa. Co do zasady dokumentacja medyczna jest przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, chyba że przepisy przewidują inny okres przechowywania.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych usług.

Mogą to być w szczególności dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, systemów informatycznych, obsługi strony internetowej, obsługi księgowej, usług prawnych, systemów rejestracji wizyt, podmioty świadczące usługi IT, operatorzy płatności, a także podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli gabinet korzysta z zewnętrznych systemów do rejestracji wizyt, obsługi pacjentów, analityki internetowej lub reklamy, dane mogą być przekazywane dostawcom tych systemów na podstawie odpowiednich umów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator stara się korzystać z usług podmiotów przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z narzędzi internetowych, analitycznych, reklamowych lub informatycznych dane byłyby przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywać się to będzie zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy przewidziane prawem.

8. Okres przechowywania danych

Dane z korespondencji elektronicznej, formularza kontaktowego lub rozmów dotyczących zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres wymagany do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z umawianiem wizyt przechowujemy przez czas potrzebny do organizacji i obsługi wizyty, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub uzasadnionych potrzeb Administratora.

Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres wynikający z przepisów prawa, co do zasady przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, chyba że przepisy przewidują dłuższy lub krótszy okres.

Dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu cofnięcia zgody, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane lub dozwolone przez przepisy prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, prawo otrzymania kopii danych, prawo sprostowania danych, prawo usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania, prawo przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Niektóre prawa mogą być ograniczone w zakresie, w jakim Administrator ma obowiązek przechowywać dane na podstawie przepisów prawa, w szczególności w odniesieniu do dokumentacji medycznej.

W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: smilelab.biuro@gmail.com lub pisemnie na adres gabinetu.

Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail lub podczas kontaktu telefonicznego jest dobrowolne, ale może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, umówienia wizyty lub obsługi zgłoszenia.

Podanie danych potrzebnych do udzielenia świadczenia zdrowotnego może być wymagane przepisami prawa lub niezbędne do prawidłowego wykonania usługi medycznej. Brak podania takich danych może uniemożliwić udzielenie świadczenia lub prawidłową obsługę pacjenta.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa smile-lab.pl może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii. Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika, które mogą służyć do zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień, prowadzenia statystyk, poprawy działania serwisu lub prowadzenia działań marketingowych.

Strona może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu. Tego typu pliki są stosowane w celu zapewnienia funkcjonowania strony i nie wymagają zgody użytkownika.

Strona może także wykorzystywać cookies analityczne lub marketingowe, w tym narzędzia zewnętrznych dostawców, takich jak Google, Meta lub inni dostawcy usług internetowych. Takie pliki cookies są stosowane wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyrazi na to zgodę, jeżeli zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej oraz, jeżeli na stronie wdrożono baner cookies, za pomocą ustawień zgody dostępnych na stronie.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony internetowej.

12. Linki do zewnętrznych serwisów

Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, takich jak portale umożliwiające rezerwację wizyt, mapy, profile społecznościowe lub inne strony internetowe.

Administrator nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące w zewnętrznych serwisach. Po przejściu do innego serwisu użytkownik powinien zapoznać się z jego polityką prywatności.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Administratora.

14. Marketing i kontakt elektroniczny

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych lub kontakt w celach marketingowych, jego dane mogą być przetwarzane w tym celu do czasu cofnięcia zgody.

Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej cofnięciem.

Administrator nie wysyła informacji handlowych ani marketingowych bez wymaganej zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.

15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu działania strony internetowej, wdrożenia nowych narzędzi, zmiany zakresu usług lub zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie smile-lab.pl.